O livro preto morreu? Estamos falando do Registro de Empregados

A resposta é Não. Infelizmente.

Por quê?

a) É necessária a adoção pelo meio eletrônico.

A CLT, em seu artigo 41, quando indica em seu texto a palavra “adotado”, define que o registro do empregado é obrigatório, porém o meio para registro, livro, ficha ou digital, deve ser ESCOLHIDO pela empresa.

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Sendo assim, para adotar o meio eletrônico é necessário enviar um evento S-1000, indicando a opção “1 – Optou pelo registro eletrônico de empregados”, no campo indOptRegEletron.

Apesar de a Portaria 1.195/2019 indicar o único meio digital aceito, a partir de 1 de janeiro de 2020, é o eSocial, ela não definiu que a adoção será automática, pois Portaria não tem poder de mudar a CLT. Logo, não pode suplantar a redação vigente. Isto explica a necessidade de alterar a opção no eSocial.

b) Manter o livro pelo prazo quase ad eternum.

Como, até a adoção pelo meio digital, os dados estavam contidos no Livro, Fichas ou outro meio digital adotado, a empresa não pode jogar aqueles dados fora pelo prazo estabelecido em Lei, que variam de 2 (dois) a 30 (trinta) anos.

Mas, o bom senso nos indica que, até que o último trabalhador da empresa não esteja aposentado, é de bom tom que se guardem os dados comprobatórios, ou, como se diz na gíria popular, até que os netos estejam vivos.

Este item foi esclarecido na Pergunta 7.18 do Portal do eSocial.

07.18 – (08/11/2019) O registro de empregados foi substituído para todas as empresas? O que tenho de fazer? Posso jogar fora o meu livro de registro?
O registro de empregados é feito por meio de livro, ficha ou sistema eletrônico. Até então, o empregador que optava por fazer o registro eletrônico podia manter um sistema próprio para isso.

Com a publicação da Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019, o registro eletrônico passou a ser feito apenas por meio do eSocial. Assim, os empregadores que optarem pelo registro eletrônico de empregados não terão mais a obrigação de manter livro ou ficha de registro. Os dados inseridos no eSocial valerão como registro do empregado. Os empregadores que já adotavam o sistema eletrônico também passam a fazê-lo por meio do eSocial.

Assim, o empregador que desejar substituir o livro ou ficha pelo eSocial, deverá fazer a opção no campo {indOptRegEletron} do evento S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.

Contudo, os livros ou fichas de registro não devem ser jogados fora. Eles devem ser guardados pois contêm as informações lançadas até então.

Elisabete Jussara Bach – palestrante, instrutora, consultora e diretora executiva da JB Software