A Importância da Qualidade das Informações Contábeis para as Empresas
Vamos iniciar a nossa fala sobre a importância da qualidade das informações contábeis explicando sobre a obrigatoriedade das empresas terem o Livro Diário (em papel ou SPED ECD, conforme o caso).
No aspecto do Imposto de Renda a pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real deve manter escrituração com observância das leis comerciais e fiscais (Decreto-Lei 1.598/1977, art. 7º).
É muito comum, as empresas entenderem que somente as empresas tributadas pelo lucro real são obrigadas a ter contabilidade devido a este decreto 1.598/77, mas isso é apenas em relação ao IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
Temos que analisar outros olhares também, mesmo que a empresa esteja desobrigada a apresentação da Escrituração contábil e das demonstrações contábeis em função de legislação tributária, esta deve elaborá-los conforme determina o art. 1.179 do Código Civil. É o caso do lucro presumido e simples nacional, no qual a legislação fiscal possibilita ao contribuinte escriturar somente o Livro Caixa para fins tributários, porém para o código civil não existe esta possibilidade.
Entendendo que todas as empresas são obrigadas a terem contabilidade, vamos refletir agora sobre a necessidade da qualidade destas informações.
Iniciaremos pelo “mantra”: A contabilidade é sempre regime de competência.
Em um artigo como esse não temos a pretensão de esgotar este assunto e por isso faremos algumas reflexões sobre alguns pontos importantes.
Agora vamos fazer uma reflexão sobre as receitas, todas as receitas auferidas pela empresas devem ser contabilizadas pelo regime de competência, ou seja, mensalmente. Isso inclui as receitas da atividade principal, das atividades secundárias, outras receitas e receitas financeiras.
Outro ponto de análise sobre receita é de que só deve ser reconhecida quando se transfere o risco ao comprador. Nem sempre a transferência do risco ocorre na emissão da nota fiscal (emitida por ter cometido o fato gerador do ICMS ou do ISS).
Para exemplificar, quando a empresa exporta suas mercadorias ou produtos, a receita contábil deve ser reconhecida na transferência do risco e isso pode ser na saída da mercadoria da empresa, no embarque ou desembarque, depende do contrato com o comprador (item 31 da NBC TG 47). Já a receita para fins de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS possui o ponto de reconhecimento na data do embarque (Portaria MF nº 81/1982 e; Portaria MF nº 356/1988), a empresa precisa tratar estas divergências internamente.
Outro ponto que merece destaque na qualidade de informação é o controle de custos e estoques. Não se deve confundir custo de produto vendido (CPV) com custo de produto fabricado. O CPV somente é reconhecido com a venda do produto, já o custo do produto fabricado é agregado na produção e deve ir para estoque até ser vendido, ou seja, até se transformar em CPV.
Vale lembrar que o inventário de estoque deve ocorrer mensalmente (repitado o “mantra” citado anteriormente). Não confundir a contabilidade com as regras tributárias neste quesito. Lembrando que pode ser adotado, para fins contábeis, o inventário de sistemas e não o físico.
Para finalizarmos o artigo, e não o assunto, vamos falar das Demonstrações Contábeis obrigatórias segundo o regulador CFC (Conselho Federal de Contabilidade):
A NBC TG 1000 (Pequenas e médias empresas) cita: o Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração do Lucros ou Prejuízos Acumulados ou Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração dos Fluxos de Caixa, Demonstração do Resultado Abrangente e Nota Explicativa e todas eles devem estar escrituradas no SPED ECD para as empresas obrigadas a estas regras.
Lembramos que o RIR/2018 cita as seguintes demonstrações contábeis obrigatórias para fins tributários: Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado e Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulado e neste caso devem ser geradas no fato gerador do tributo (pode ser trimestral ou anual conforme o caso).
Pensando então em SPED ECD, que é o livro diário digital, temos que nos atentar na qualidade da informação, visto que esta obrigação acessórias apenas reflete o que foi contabilizado durante o período.
Recomendamos especial atenção às abreviaturas por vezes utilizadas na contabilidade nos históricos contábeis, pois isso gera outra obrigação acessória, veja só: É permitido o uso de código de números ou de abreviaturas, desde que estes constem de livro próprio, revestido das formalidades estabelecidas em lei (Decreto-Lei 486/1969, art. 2º, § 1º).
Ok, tudo isso está pronto e com qualidade e agora? Em relação o SPED ECD? O que devo observar?
Existem vários tipos de livros digitais (SPED ECD) são eles:
Livro G – Livro Geral
Livro R – Livro com escrituração resumida
Livro Z – Razão Auxiliar
Livro A – Diário Auxiliar
Livro B – Balancetes e Balanços
Saber qual ou quais devem ser gerados e transmitidos é essencial.
Vale lembrar que admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação (art. 1.184 do Código Civil).
Se a empresa fizer lançamentos resumidos da forma descrito acima deve gerar o Livro A ou Z conforme o caso. Exemplo: Possuir, na contabilidade, uma única conta clientes sem especificar cliente a cliente, este fato gera a necessidade do Livro Z de clientes e transmissão do Livro R para o Diário.
É de suma importância que a empresa analise o tipo de livro a ser transmitido para não incorrer em multa ou arbitramento por parte do fisco.
Para finalizarmos ainda enfatizamos que o SPED ECD é utilizado como cruzamento com o SPED Contribuições (PIS e COFINS), SPED EFD ICMS/IPI, eSocial (FGTS e INSS) e demais itens do projeto SPED. Portante a qualidade da informação contábil escriturada no SPED ECD é de suma importância para a conformidade da empresa com as legislações atualmente vigentes.
Renata Santana – Contadora, Auditora, é Bacharel em Ciências Contábeis (UFES), tem MBA em Gestão de Empresas (UNESC), Mestranda em Contabilidade (FUCAPE). Consultora e professora em Contabilidade e Tributos. Sócia da Ensicon e atualmente está como Conselheira do CRC-ES e Coordenadora da Comissão de Estudos Tributários do CRC-ES