O que é e-Social? Preparar-se já?

Você tem acompanhado as notícias sobre o e-Social?

Postamos, no blog da JB, em 20/03/2013 uma esclarecedora palestra do Sr. Daniel Belmiro Fontes, coordenador do projeto, até então chamado de EFD-Social. Assista, pois ainda está disponível. Veja também a apresentação desta palestra.

Em 23/05/2013 também inserimos um artigo aproximando ainda mais questões práticas de rotinas que precisam ser revistas.

No II Fórum Nacional do SPED promovido pela ABAT – Associação Brasileira de Advocacia Tributária novas informações foram divulgadas indicando que em breve haverá novidades, às quais são:

30/06/2013: Data de publicação do leiaute e do manual.

15/07/2013: Disponibilização da consulta web do cadastro do trabalhador do INSS.

29/11/2013: Disponibilização do portal completo para os empregadores PJs.

01/01/2014: Entrada em produção: mantida a data de janeiro/2014 para o início dos eventos e a folha de pagamento para o segundo mês subsequente, como ocorre com a EFD Contribuições. Assim, o mês de janeiro será enviado em março/2014.

01/07/2014: Entrega da DCTF web e fim da GFIP. (Fonte: spedbrasil.net em 07/06/2013)

Também recentemente, a FENAINFO – Federação das Empresas de Informática divulgou um leiaute provisório disponibilizado pela RFB com o intuito de nortear os desenvolvedores de software.

Ao estudar esses arquivos, percebemos de perto a extensão das mudanças necessárias, o que afetará diretamente a forma de trabalho dos “departamentos de pessoal” no que tange a gestão de cálculos de folha e procedimentos vinculados a ele.

Ainda não foram divulgados os prazos de remessa de cada evento, mas especula-se que diversos deles deverão ser enviados logo em sequência ao fato que o ocasionou, como por exemplo, os afastamentos, aviso prévio e de férias. Ouvem-se conversas tratando de 24 a 48 horas, porém, ainda como especulações.

Veja abaixo as principais situações que levantamos com base nos 44 leiautes de eventos e 17 tabelas de informações para geração dos arquivos ao e-Social:

1)      Controle de processos judiciais e administrativos: informações detalhadas de data, tipo, número de processos, decisões, etc. Não apenas dos processos envolvendo empregados, mas também dos que envolvem questões tributárias que reduzem ou eliminam o recolhimento de tributos ou contribuições. Se você já tiver essa documentação organizada, estará um passo à frente.

2)      Rubricas RFB x Verbas Folha: envio de arquivo com relacionamento de todas as verbas utilizadas pelo sistema com a Tabela de Rubricas disponibilizada pela RFB. Aqui cabe uma auditoria da tabela de verbas utilizadas pela empresa, pois com essas informações o governo terá condições de saber se está havendo diferença de tributação em relação às normas legais vigentes.

3)      Controle dos Serviços Tomados: na situação em que hoje o Tomador de Serviços apenas retém o INSS e recolhe em nome do Prestador de Serviço, precisará controlar todas as notas fiscais recebidas a esse título para enviar as informações do Prestador por nota fiscal, contendo bases de cálculo e valores retidos. Entendemos que há aqui redundância de informação, uma vez que estes dados já estão contidos no SPED Fiscal. Bastaria o compartilhamento dos dados dentro da própria RFB.

4)      Controle dos Serviços Prestados: envio das informações detalhadas dos Tomadores, por nota fiscal, contendo bases de cálculo e valores retidos, inclusive de subempreitada. Aqui também há redundância com o SPED Fiscal.

5)      Cooperativas de Trabalho: da mesma forma que os itens acima, haverá um registro para os serviços tomados e outro para os serviços prestados, ou seja, tanto a cooperativa quanto o tomador do serviço informarão as bases de cálculo e os valores detalhados por nota fiscal que servirá de base para cruzamento.

6)      Produção Rural e Recursos Recebidos ou Repassados a Clube de Futebol Profissional: idem aos itens anteriores. Ambos os lados da transação fornecerão as informações em eventos específicos para a e-Social.

7)      Informação de Atestados Médicos: vários eventos exigem a informação do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) realizado, contendo a identificação (nome e CRM) do médico que o realizou. Isso vale tanto para os exames admissionais, demissionais, quanto para os periódicos. É importante atentar que ao informar certos tipos de afastamento será necessário vincular ao ASO que o atestou.

8)      Aviso de Férias: envio de evento para comunicação do período de gozo de férias dos empregados. Também haverá um evento para cancelar o aviso, caso por algum motivo o gozo não ocorrerá no período informado. As empresas que têm hábito de gerar aviso em qualquer tempo ou de forma retroativa devem lembrar que o prazo é de 15 dias para coletivas e 30 dias para individuais.

9)      Aviso Prévio: envio das informações da data do aviso, data projetada para o afastamento, bem como do tipo de aviso prévio. Também haverá um evento para cancelamento do aviso prévio. Aqui será dificultada a prática de fazer acertos com o empregado e jogar a data do aviso em período anterior.

10)   Afastamentos: haverá eventos específicos para informar o afastamento e o retorno do empregado à função. Essa questão será um tanto delicada, uma vez que exigirá uma mudança de comportamento do próprio empregado em relação ao prazo que o atestado precisará chegar ao RH, de forma a evitar as punições legais que serão normatizadas para o envio de informações fora do prazo.

Além das informações acima, haverá outras novidades como:

O CNO (Cadastro Nacional de Obras) que substituirá o CEI (Cadastro Específico do INSS).

O fato de que o e-Social substituirá vários arquivos magnéticos enviados atualmente.

A criação do CAEPF (Código de Atividade da Pessoa Física) para empregadores PF.

Fonte única de cadastramento do trabalhador.

Impossibilidade de existir mais de um PIS por trabalhador.

Cadastramento inicial dos trabalhadores e envio imediato do evento admissional, entre outras.

Analise com cuidado as informações e evite surpresas. Esta é a hora de iniciar ou incrementar suas ações preparatórias para mais este subprojeto do SPED.

Bom trabalho.

Jeane Erthal – Gerente de Regra de Negócios da JB Software, Bacharel em Ciências Contábeis, Especialista em Gestão de Pessoas.