Escritório Contábil na Prática: Como treinar seu cliente
Um dos problemas recorrentes nos pequenos escritórios é com relação ao treinamento do cliente para correta emissão de Notas Fiscais e Ingresso das mesmas em seu sistema de processamento de dados, vamos demonstrar uma dica de processo simples e eficaz que pode acabar ou reduzir com os inúmeros questionamentos com dúvidas do cliente, documentos emitidos de forma errada e retrabalho no escritório contábil.
Vamos direto aos passos:
1º Desenhar as “Regras Fiscais” do cliente para emissão e input de Notas Fiscais. Mas o que são as Regras Fiscais? Nesse contexto seria todo emaranhado fiscal do cliente, CFOP, CST, NCM, Relação de Produtos, etc, com isso você terá o manual de regras do cliente. (Modelo anexo)
2º Mantenha o Manual sempre a disposição em local padrão com versão e vigência, ex. (Empresa_XXX_Vigência_01.01.2017_v1), quando alterar a legislação ou as operações do cliente, cria-se uma nova vigência para o manual de regras e envia-se para o cliente, destacando o que mudou ou ainda vai mudar.
O que o Escritório ganha com esse processo?
Ele cria um padrão das regras fiscais do cliente, assim quando trocar o analista fiscal do escritório ou alguém precisar ter acesso as particularidades desse cliente ou da atividade do mesmo, os processos estarão ali desenhados e atualizados sempre, quando o cliente ligar questionando sobre tal procedimento, apenas direcione o mesmo para a regra nº xx ou yy, Se a dúvida do cliente não estiver contemplada na regra você insere uma regra nova e envia ao cliente uma nova versão do manual, é simples e evita muitas ligações, erros na emissão de notas e principalmente perda de tempo para o escritório.
Em anexo disponibilizamos uma planilha com modelo de Manual de Regras que pode ser adaptado a necessidade do cliente, ou atividade especifica, lembrando que as regras fiscais e legislações ali presentes são apenas um modelo ilustrativo e cada empresa ajusta a sua necessidade.
Clique aqui para fazer o Download do Modelo
Editado por: Antônio Marcos Mattei, Idealizador do Gestor TaskDO e sócio da ICON Consultoria Contábil & Outsourcing.