Sua empresa está pronta para o SPED?

Tendo em vista a quebra de paradigmas fiscais proporcionada pela implantação do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, procuramos trazer nessa edição a opinião de um especialista na análise dos impactos das novas tecnologias nas empresas e organizações contábeis.

Autor do livro Big Brother Fiscal na Era do Conhecimento, Roberto Dias Duarte é graduado em administração de empresas com MBA pelo IBMEC. Atua há 21 anos em projetos de gestão e tecnologia.

Acompanhe a entrevista que ele concedeu para o CertiNews.

1. Como você avalia o movimento das empresas para atender as exigências da Receita Federal do Brasil com o SPED?

As empresas estão deixando para a última hora e esse é um projeto prioritário para o FISCO, que quer utiliza-lo para reduzir a sonegação fiscal com o uso intensivo de tecnologia. No entanto, é preciso, antes de mais nada, ter conhecimento, não basta ter equipamentos, soluções e sistemas se a tecnologia ainda é complexa para a maioria das pessoas.

Além da falta de conhecimento, outro problema que ocorre ainda é que as empresas delegam o gerenciamento desse processo apenas para uma área, como TI, contábil ou fiscal, quando na verdade a responsabilidade do SPED deveria integrar todas essas áreas, porque sozinhas eles não conseguem resolver.

É importante ressaltar, no entanto, que o SPED tomou dimensões corporativas dos últimos dois anos para cá. Em 2007, ainda era uma tendência tímida, mas já na última entrega do SPED, 90% dos que eram obrigados a entregar o fizeram em dia. Os 10% restantes são aquelas empresas que não investiram adequadamente na capacitação de todos os funcionários e viram isso apenas como mais uma obrigação. E o pior de tudo é que essas empresas preferiram pagar multas em vez de entregar no prazo. Por quê? Porque não tinham segurança contábil, ou seja, controle das informações completas que teriam que passar e que o papel muitas vezes omite.

Em uma pesquisa que estou fazendo com profissionais envolvidos diretamente com o SPED, 70% deles tiveram que ter pelo menos 8 horas de treinamento. E para utilizar a certificação digital, seriam necessárias mais 4 horas de treinamento sobre o assunto. Por isso que digo que é fundamental investir agora em capacitação, pois o nível de treinamento do uso de sistemas, certificados digitais, softwares, hardwares é muito baixo. Eu diria que a falta de capacitação é o problema principal enfrentado pelas empresas hoje.

2. Quais são os principais empecilhos que as empresas tem encontrado?

Eu ainda insisto que é a falta de capacitação, pois o SPED proporciona ganhos e melhorias, mas falta uma melhor gestão na implantação que acaba sendo errada ao destinar a responsabilidade do SPED apenas para uma única área.

O Brasil teve duas grandes ondas de gestão. A primeira delas foi no dia 1º de julho de 1994 com a implantação do Plano Real, quando muitas empresas quebraram com a inflação; a segunda está sendo essa, a da implantação do SPED. Essa segunda está servindo justamente para nivelar o Brasil aos Estados Unidos e Europa. Mas, para isso, precisamos encarar o SPED como um negócio sério, capacitar todos os funcionários e planejar, trabalhar antecipadamente os fatos.

3 – No que diz respeito à aplicação da certificação digital, como ela age dentro do SPED e como as empresas podem tirar benefícios dela?

Estamos vivendo um momento de mudança de paradigma, mas grande parte da sociedade ainda é culturalmente muito ligada ao valor, importância e segurança do papel. Com os meios eletrônicos é fundamental o uso da certificação digital em todos os aspectos para que haja segurança e validade jurídica dos arquivos que trafegam no meio.

No entanto, nem todos aceitam porque há um processo cultural muito forte na mente das pessoas relacionado ao uso do papel. Seria muito normal, ainda nos dias de hoje, documentos eletrônicos serem recusados. Aí nós temos que apresentar leis, comprovar que tem validade jurídica, integridade e autenticidade para que a pessoa se sinta segura. Infelizmente, é o preço da mudança de cultura, mas que passará.

E entre os benefícios podemos citar inúmeros, como aumento da velocidade logística, redução de custos, mais oportunidade para criação de novos negócios, melhor relacionamento com clientes, além de redução do espaço físico. 

4 – As empresas já estão preparadas para o SPED Fiscal, cuja data limite é 30 de setembro?

Como disse, elas ainda estão com dificuldades. Mas em 2010 já está programado um movimento de massificação do SPED para que todos os setores/ empresas se enquadrem. Santa Catarina já deu a largada e, a partir do dia 1º de janeiro de 2010, o SPED Fiscal será obrigatório para quem lida diretamente com ICMS e IPI. Contudo, é um processo e se as grandes empresas tem problema, imagine as de pequeno porte. É preciso ivestir em gestão e planejamento.

As boas empresas vão superar essas dificuldades, mesmo porque o investimento em capacitação profissional e estrutura é proporcional ao seu tamanho. E o retorno, com a redução de custos e aumento de segurança, principalmente, é muito maior que o investimento. Afinal, a tecnologia não é cara hoje. 

5 – Qual a avaliação que você faz da implantação do SPED desde sua criação até hoje e quais são as suas perspectivas?

Sucesso total! O Brasil está vivendo o momento de maior transformação tributária e gerencial, mais que o Real que era inevitável, pois era um plano ortodoxo. O SPED é inovador e joga o país literalmente para o primeiro mundo numa velocidade absurda. Os empresários/ cidadãos vão enxergar transparência nos seus negócios.

 Fonte: Certisign