Para reuniões de trabalho mais produtivas, deixe a tecnologia fora da sala
Mat Ishbia tem uma regra simples para manter suas reuniões da United Shore Financial Services LLC curtas e relevantes: ausência de tecnologia.
O diretor-presidente do banco de crédito imobiliário com sede no Estado americano do Michigan notou que sua equipe dirigente frequentemente não prestava atenção nas reuniões semanais da cúpula. A gota d’água aconteceu quando um líder repetiu o comentário de outro participante nem 30 segundos depois de ele ter sido proferido, mostrando claramente que o executivo não estava acompanhando a conversa.
“É quase constrangedor. Digo a ele que nós acabamos de falar sobre isso?”, pensou Ishbia. “A produtividade de nossas reuniões não estava no ritmo e nível que deveria atingir.”
O culpado, decidiu ele, era o fluxo de e-mails, textos e outras distrações constantemente buzinando nos smartphones e tablets dos participantes. Então, Ishbia tomou uma decisão radical há cerca de um ano: todos os dispositivos tecnológicos pessoais foram proibidos nas reuniões em que ele participasse. Laptops e iPads foram banidos; os gerentes foram instruídos a deixar os telefones nos bolsos ou nas mesas de trabalho.
No começo, eles reclamaram, principalmente os executivos de tecnologia.
“Nós estamos retrocedendo”, disseram, segundo Ishbia. “Vamos voltar a usar o fax?”
Ele negou pedidos para que laptops no modo de avião fossem permitidos. Nas primeiras semanas, quando as pessoas tiravam do bolso telefones vibrando, ele fazia um lembrete da nova política.
“É um conforto […] ter seu telefone por perto o tempo todo”, diz ele. “Houve um período de ajuste.”
Mas logo todos colheram os benefícios, diz o executivo.
A reunião dos líderes caiu de 90 minutos para 60, e no fim acabou unida a outra reunião de 90 minutos com executivos subalternos. Agora, todas as 30 pessoas participam de uma reunião única de 90 minutos, reduzindo o tempo gasto por Ishbia pela metade.
Cerca de 75% das reuniões da empresa com 1530 funcionários utilizam a regra de proibição de tecnologia. O diretor-presidente estima que a estratégia economiza em média 15% a 20% do tempo dos participantes; mesmo se eles tiverem que gastar alguns minutos transferindo os dados do papel para o computador depois do encontro, eles ainda saem da sala de reuniões bem mais rápido.
As conversas também ficaram melhores, descobriu, porque as pessoas estão totalmente engajadas.
“Não há distrações”, diz ele. “Ou você faz anotações em um papel ou ouve a pessoa.”
The Wall Street Journal