A Busca da Produtividade nas Empresas Contábeis
Conteúdo PatrocinadoAs organizações são formadas por um conjunto de processos. Tudo precisa seguir um processo. É desta forma que as empresas garantem seu funcionamento diante da complexidade que enfrentam no dia a dia.
O que são processos? São formas encontradas de acomodar restrições. Por exemplo, em um processo de vendas o vendedor pode dar 5% de desconto, entre 5% e 10% precisa da autorização do gerente e mais que 10% só com autorização do diretor. Isto garante que a política de descontos seja respeitada.
O problema é que quem executa os processos não é a pessoa que definiu o processo. É comum, com o passar do tempo, que as restrições que suportam cada processo sofram alterações sendo, muitas vezes, até eliminadas.
Todavia, não se retorna ao processo para se fazer as adequações, e como as pessoas que estão executando não sabem disto e estão no modo automático, muitos processos continuam sendo executados sem necessidade, gerando custos desnecessários.
A principal forma de melhorar o resultado de uma organização é se questionar constantemente todos os processos da empresa. Por que fazemos isto, por que fazemos desta forma, para que serve isto? São perguntas que vão obrigar os executantes dos processos a pensarem no que estão fazendo e talvez perceberem possibilidades de ganhos.
Existem três grandes formas de se questionar os processos existentes: por primeiro questiona-se a tecnologia naquele processo.
Por tecnologia entende-se tudo o que é fornecido ao executor do processo. E a pergunta é: Do jeito que este processo está estruturado, é o mais competitivo possível? Depois questiona-se a preparação das pessoas naquele processo. Do jeito que as pessoas estão preparadas é o mais competitivo possível? Por fim questiona-se o clima existente na equipe. Clima diz respeito a engajamento, comprometimento, pró atividade, colaboração, etc. Como é o ambiente de trabalho neste processo?
Estes questionamentos trarão reflexões que, com certeza, impactarão a estrutura de custos da empresa.
Um dos grandes aliados na melhoria da eficácia dos processos é a tecnologia da informação. Processos inteiros, muitas vezes, podem ser substituídos por um simples clique no teclado. A informatização em processos tem inclusive ultrapassado os muros da organização para entrar nas cadeias produtivas já que a informação gerada em um ponto da cadeia pode perfeitamente ser utilizada por outro participante desta mesma cadeia, sem a necessidade de reprocessar.
A start-up catarinense Ottimizza (www.ottimizza.com.br) é um exemplo de inovação tecnológica aplicada a melhoria de processos e aumento da produtividade de escritórios de contabilidade, pois elimina a necessidade de digitação do movimento contábil, integrando software de gestão do cliente ao software de gestão da contabilidade.
Lembre-se: Os processos que nos trouxeram até aqui não são os que vão nos levar daqui para frente.
Célio Luiz Valcanaia
[email protected]
Proprietário da Valcanaia Consultores
Especializada em Aumento da Produtividade das Organizações.