Um Estudo Sobre As Dificuldades Na Implantação Digital (SPED) das MPE

INTRODUÇÃO

No Brasil, a maioria dos negócios em funcionamento são constituídos de Micro e Pequenas Empresas que são de grande importância para a economia do país. Com as mudanças sociais, políticas e econômicas geradas pela globalização, principalmente na área contábil, surgiram novos desafios a essas empresas.

Para as Micro Empresas (ME) e para a as Empresas de Pequeno Porte (EPP), essas mudanças, geralmente vêm agregadas a custos, sejam elas por alterações legislativas ou até mesmo pela busca de novas tecnologias e aprimoramentos.

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) surgiu para facilitar a vida dos contribuintes, em cumprir com suas obrigações tributárias. Mesmo as Micro e Pequenas empresas tendo uma legislação tributária diferenciada e simplificada, encontram dificuldades em cumprir com as suas obrigações, tornando-se necessário um sistema de gestão eficaz que as ajudasse em suas atividades financeiras.

Desta maneira o projeto SPED, gerou custos, através da aquisição de equipamentos eletrônicos e programas a ser utilizado na implantação do sistema. Mas o mesmo traz benefícios como, clareza e objetividade nas informações, substituição de emissão de livros e documentos fiscais em papel por documentos eletrônicos, tornando mas eficaz o trabalho realizado pelas empresas.

Esse tema é relevante porque apresenta mudanças que ocorreram na contabilidade e que faz parte do dia-a-dia dos profissionais dessa área, bem como das empresas brasileiras e do governo, proporcionando um melhor entendimento desse tema.

O trabalho constitui-se de um embasamento bibliográfico, onde se encontra parte da teoria do tema em estudo, e a confirmação das informações através de pesquisa a campo, onde entrevistas realizadas fornecem dados que esclarecem as hipóteses propostas.

O objetivo proposto nessa pesquisa é o de verificar os impactos sofridos pelas Micro e Pequenas empresas com a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) , no qual pretendeu-se alcançar resultados que proporcionem esclarecimento do tema.

2. REVISÃO DE LITERATURA

2.1 CONTABILIDADE: CONCEITOS, OBJETIVOS E USUÁRIOS

A contabilidade surgiu para auxiliar as empresas, oferecendo informações detalhadas de suas atividades financeiras, fazendo com que as mesmas tomassem decisão com mais propiedade da situação.

Marion (1998), define a contabilidade como “instrumento que fornece o máximo de informações úteis para tomada de decisões dentro e fora da empresa”.

 A Contabilidade tem o patrimônio das empresas como seu objeto de estudo e o seu objetivo é revelar como se encontra e quais os fatores que proporcionaram mutações ao mesmo, fornecendo assim, informações úteis à tomada de decisões.

Ribeiro (1999), identifica “o objeto da contabilidade como sendo de permitir o estudo e o controle dos fatos decorrentes da gestão do patrimônio das entidades econômico-administrativas”.

Os usuários da Contabilidade são pessoas físicas ou jurídicas que tenham interesse na avaliação da situação patrimonial e que buscam naContabilidade suas respostas.

Segundo Ribeiro (2001), a aplicação da Contabilidade abrange todas as entidades econômico-administrativas, até mesmo as pessoas de direito público, como União, os Estados, os Municípios, as Autarquias etc.

Desta maneira, visando atender a todos, a contabilidade se inserido nas entidades auxiliando a gestao no momento da tomada de decisões e fornecendo informações  precisas de natureza patrimonial e econômica para as entidades.

2.2 DEFINIÇÃO DE MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

As Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte recebem tratamento jurídico diferente de outras empresas. Para que elas realizem suas atividades o governo as incentiva com redução de suas obrigações, administrativas, tributárias, previdenciárias e creditícias, ou até mesmo pela eliminação destas.

Segundo Fazzio, Júnior (2010), as ME e EPP são obrigatoriamente registradas, sendo diferenciadas com base na receita bruta anual.

Considera-se ME, para efeito do Simples Nacional, a sociedade empresária,a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário que aufiram, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais).

Considera-se EPP, para efeito do Simples Nacional, a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário que aufiram, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais).

A partir de 2012 haverá um limite extra para exportação de mercadorias no valor de R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais). Dessa forma, a EPP poderá auferir receita bruta até R$ 7.200.000,00 (sete milhões e duzentos mil reais), desde que não extrapole, no mercado interno ou em exportação de mercadorias, o limite de R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais). (RECEITA FEDERAL, 2013). (ACESSADO EM 11/05/2014 as 23:23).

As Micro e Pequenas Empresas, devem sempre observar algumas exigências, para permanecer nesse enquadramento. Um dos fatores essenciais está ligado diretamente à receita bruta acumulada que não pode ultrapassar de R$ 3.600.000,00.

Percebe-se, pela definição de ME e EPP, que elas deverão adequar-se a algum Regime Tributário e que este será diferenciado.

A Pessoa Jurídica enquadrada como ME e EPP poderá optar pelo Simples Nacional (Regime Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME e EPP). Isso implica o pagamento mensal unificado do IRPJ, do PIS/PASEP, do Confis, do IPI, CSLL, da CSS, do IOF, do ICMS e do ISS. (FAZZIO JÚNIOR, 2010, p. 32).

Segundo Pegas (2004), estes dispositivo, regulamentado na Instrução Normativa 391/2004, tem o objetivo de não permitir que estas empresas realizassem outras atividades (serviços de lanchonete, venda de material, atividades para a comunidade, dentre outras) sem tributação.

A denominação ME ou EPP não determina se a empresa é ou não do simples Nacional, o que possibilita a empresa optar por esse sistema é o faturamento e também a verificações de possíveis CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica), vedados, impedindo assim a empresa de estar nesse regime. 

2.3 NOTA FISCAL ELETRÔNICA

Com a implantação do modelo nacional do documento fiscal eletrônico houve substituição da emissão do documento em papel por arquivo digital, permitindo, em tempo real, o controle das operações comerciais pelo fisco.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser conceituada como sendo um documento de existência exclusivamente digital, emitindo e armazenando eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de uso fornecida pela administração tributária do domicilio do contribuinte (AZEVEDO; MARIANO, 2011, p. 51).

Durante muito tempo foi utilizada a Nota Fiscal em papel, as mesmas deviam ser guardadas e conservadas em bom estado para disposição da fiscalização, agora com a implantação do modelo digital, substitui o documento em papel por arquivo digital com extensão XLM, e tudo armazenado eletronicamente.

Segundo Azevedo; Mariano (2011), o projeto foi implantado em 2006, mas foi a partir de 2008 que iniciou a fase de obrigatoriedade.

O credenciamento pode ser voluntário quando requerido pelo contribuinte ou de ofício feito pela Sefaz, sem a manifestação do contribuinte.

2.4 SPED- SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

A Implantação definitiva do SPED se fez necessária diante da dificuldade dos contribuintes, em cumprir com as obrigações acessórias e do Estado em processar essas informações de maneira clara e objetiva, tendo em vista que os papéis não serão mais armazenados e sim digitalizados eletronicamente.

O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) altera a forma de cumprimento das obrigações acessórias realizadas pelos contribuintes, substituindo a emissão de livros e documentos contábeis e fiscais em papel por documentos eletrônicos, cuja autoria, integridade e validade jurídica é reconhecida pelo uso da certificação digital. (AZEVEDO; MARIANO, 2011, p. 51)

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital (EFD), possibilita ao contribuinte apresentar de forma mais detalhada ao fisco, a escrituração nos livros evitando assim conflito de dados, agilizando os processos em que há a participação entre união, estado e município.

Segundo IOB (2009), “A Escrituração Fiscal Digital, ajudando na fiscalização e controle da arrecadação tributária, ajudará no combate à sonegação, reduzindo a concorrência desleal. Isso tudo possibilita ao Fisco um aumento da base de tributação, crescendo a arrecadação do Estado”.

As obrigações acessórias tais como; registro de entradas, registro de saídas, registro de apuração de ICMS, registro de apuração de IPI, registro de Inventário, GIA, GIAST, emissões de Notas Fiscais, comprovação de exportação, foram substituídas pela Escrituração Fiscal Digital.

Segundo Azevedo; Mariano (2011), as obrigações acessórias, geralmente em forma de declarações podem ser obrigações Federais, Estaduais, Municipais ou do Distrito Federal, porém é, antes de tudo, o instrumento de comprovação da obrigação tributária.

3. MATERIAL E MÉTODOS

Esta pesquisa foi fundamentado com base nos métodos para obtenção das devidas informações, tendo como tipologia a Pesquisa Exploratória, onde o assunto é buscado com maior profundidade, para se tornar mais claro, Bibliográfica que foi desenvolvida com base em livros, artigos, revistas, páginas da Internet, que tratam do assunto em questão, a pesquisa é caracterizada qualitativa, pois analisa e compreendas as informações sobre o tema proposto.

Quanto à pesquisa desenvolvida, procedeu-se a uma pesquisa de campo, que se utilizou de entrevistas, contendo perguntas relacionadas à implantação do SPED nas ME e EPP. Essas entrevistas foram aplicadas em uma empresa, do Setor Comercial e uma do Setor Industrial da cidade de Sinop-MT.

A população deste estudo foi duas empresas, uma ME (Micro Empresa) sendo ela do ramo de Comercio Varejista de Roupas e uma empresa EPP (Empresas de Pequeno Porte) sendo ela Indústria Madeireira. A amostra foi realizada através de entrevistas com funcionários da área administrativa de cada empresa, de maneira que abordasse o novo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) .

A coleta de dados ocorreu de duas maneiras: primárias e secundárias. Os dados primários referem-se ao primeiro contato com o tema, realizado através de entrevistas com funcionários de empresas ME e EPP, sendo eles contadores e administradores que auxiliaram no processo de implantação do SPED (Sistema de Escrituração Digital) nas respectivas  empresas. E de dados secundários, que foram obtidos através de leituras de livros, sites e estudos sobre o tema, ou seja, pesquisa bibliografica. 

4. RESULTADOS E DISCUSSÃO

A dificuldade encontrada pelos proprietários de microempresas e empresas de pequeno porte na implantação do SPED é a de identificar entre tantos sistemas, um que forneça suporte e que corresponda às expectativas das mesmas. Além disso, as empresas tiveram que preparar a sua infra-estrutura de telecomunicações para garantir um ambiente adequado ao volume de informações que são transmitidas e recebidas na comunicação com os fiscos, como a aquisição de novos computadores e servidores com maior capacidade de processamento e armazenamento, não necessariamente modificando suas estruturas físicas. Em relação aos colaboradores, houve dificuldade no treinamento dos mesmos para se adequarem ao novo sistema, porque, como tudo era novo, não havia no mercado de trabalho muitos profissionais com experiência nessa área, sendo diretamente impactados pelas mudanças do SPED, levando, assim, as empresas a investirem em treinamento para os mesmos adquirirem entendimento e desenvolverem a atividade adequadamente.

Teve que haver uma interação entre empresas, colaboradores e contadores, cada um realizando suas determinadas atividades, desenvolvidas assim: o arquivo eletrônico nasce dentro da empresa com o trabalho desenvolvido pelos colaboradores e é finalizado pelos contadores com o processamento desses dados em transmissão.

As ME e EPP não estavam preparadas economicamente para adquirirem sistemas para geração do SPED Fiscal, por causa dos altos gastos com a compra e a mensalidade do sistema, sendo que a ME viabilizou recursos junto a instituições financeiras para a aquisição dos equipamentos necessários e a EPP utilizou recursos próprios.

A mudança na rotina das empresas deu-se inicialmente, com muita dificuldade nas gerações de determinados arquivos, haja vista que aconteciam divergências entre o sistema da empresa e o sistema do governo para transmissão dos respectivos arquivos, mas com as repetições dos processos, os profissionais foram se adaptando e atualmente há mais agilidade no processo.

A responsabilidade das empresas pesquisadas, em relação às obrigações acessórias, tornou-se, mas eficaz com a implantação do SPED,porque, agora com o sistema de forma on line reduzem-se essas obrigações, fazendo com que as informações cheguem ao fisco com mais precisão em tempo real. Segundo Azevedo; Mariano (2011), as obrigações acessórias, geralmente em forma de declarações podem ser obrigações Federais, Estaduais, Municipais ou do Distrito Federal, porém é, antes de tudo, o instrumento de comprovação da obrigação tributaria.

A implantação do SPED garantiu maior confiabilidade nas informações contábeis das ME e EPP, porque o fisco tem a possibilidade de fazer o cruzamento das informações em tempo real, não havendo mais necessidade de o fiscal se dirigir às empresas para que as mesmas sejam fiscalizadas, porque os dados se encontram eletronicamente na base de dados de todas as Secretarias de Fazenda.

Percebe-se, portanto, que o SPED é uma ferramenta importante para garantir transparência à movimentação financeira das empresas, minimizando uma série de transtornos que antes ocorriam.

5. CONCLUSÃO

Ao término do estudo, conclui-se que atualmente as empresas pesquisadas usam o SPED, que resultou na implantação de sistemas gerenciais nas empresas, para informatização dos dados e transmissão dos mesmos aos órgãos fiscalizadores, pode-se perceber QUE as informações contábeis da ME e EPP, tornaram-se mais confiáveis, através da estrutura que o sistema do SPED proporciona a estas.

Assim, foi possível alcançar o resultado de que, uma vez que se demonstra que inicialmente não havia colaboradores capacitados, houve necessidade investimento em tecnologia, mas também apresentando vantagens, como a redução de impostos para quem o adota.

 O Sistema Público de Escrituração Digital é um projeto que foi apresentado pelo Governo Federal, com o objetivo de combater a sonegação fiscal, diminuir as obrigações acessórias e reduzir a utilização de papel.

Desta maneira, foi identificado, no estudo sobre as dificuldades da implantação digital (SPED) na gestão das micro e pequenas empresas, através dos objetivos específicos que as ME e EPP, recebem incentivo do governo em forma de redução de impostos, aumentando, assim, o número dessas empresas, que colaboram para o crescimento das mesmas no cenário econômico nacional.  O sistema tributário utilizado nessas empresas é o Simples Nacional, que é um regime unificado de arrecadação de tributos e contribuições, cujo percentual aplicado é definido pelo faturamento da empresa.

O estudo ainda indica que com a implantação do SPED, as ME e EPP encontraram dificuldades em relação aos recursos financeiros, pois os gastos com a aquisição de computadores e sistemas para geração do SPED foram altos, já que essas empresas não possuíam sistemas decontabilidade compatíveis com o Sistema Público de Escrituração Digital, tendo então de adquirir equipamentos necessários, gerando custos às mesmas.

A interação entre fisco, contadores e empresas, foi extremamente necessária para que o projeto do SPED atingisse os objetivos esperados pelo governo. O SPED veio para eliminar crimes de ordem tributária, diminuir inconsistências de informações transmitidas ao Município, Estado e União, eliminando retrabalhos e proporcionando aos profissionais da área contábil maior agilidade para auxiliar os empresários.

Em relação às limitações para a realização do estudo, destaca-se que houve dificuldades em encontrar livros que tratam do assunto em questão.

Por se tratar de tema relevante no universo contábil, sugere-se, para fins de conhecimento da temática, e ênfase à importância do SPED,um estudo sobre as vantagens obtidas pelas empresas com a redução dos tributos, com a implantação do sistema.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

AZEVEDO, Osmar Reis; MARIANO, Paulo Antonio. SPED: Sistema Público de Escrituração Digital. 3^a. ed. São Paulo: IOB, 2011.

FAZZIO JÚNIOR, Waldo. Manual de Direito Comercial. 11^a. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

IOB, Instituto de Informação Gerando Solução. SPED Sistema Público de Escrituração Digital. 1^a. ed. São Paulo: IOB, 2009.

MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8ª. ed. São Paulo: Atlas, 1998.

PEGAS, Paulo Henrique. Manual de Contabilidade Tributária. 2ª. ed. Rio de Janeiro: Freitas Bastos, 2004.

RECEITA FEDERAL, Brasil, 2013. Disponível em: . Acesso em: 11 maio 2014. As: 23:23h.

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RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade Geral. 23ª. ed. São Paulo: Saraiva, 1999.

RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade Comercial. 17^a. Ed. São Paulo: Saraiva, 2011.