A nota fiscal eletrônica e seu alto risco para os negócios

A Gestão da Nota fiscal eletrônica necessita ser logo entendida como um avanço da gestão empresarial e – ao invés de encará-la como ônus – as empresa já deveriam estar utilizando os seus recursos para a melhoria final dos seus negócios.

Mas, infelizmente, não é o que vem ocorrendo em grande parte das empresas. Ao encarar a obrigação da NF-e como uma exigência burocrática incontornável, porém passível de ser flexibilizada, é certo que a dor de cabeça virá mais cedo ou mais tarde para as empresas e seus gestores.

Dor de cabeça esta que irá acometer a muitos gerentes financeiros e tributários daquelas organizações que não se atentaram para os riscos que correm por não estarem, de forma exata e cabal, cumprindo o que a lei exige.

Os arquivos XML, que são os únicos documentos de efetivo valor fiscal em relação à saída do dinheiro dos caixas das empresas, estão sendo enormemente negligenciados por gestores inocentes ou que se acreditam “espertos”.

Mas, por mais que as consequências demorem a aparecer, lembremo-nos de que a NF-e é um sistema eletrônico matemático. E a matemática, como sabemos, é a ciência exata por excelência. Portanto, o não cumprimento de suas fórmulas irá – com total certeza – repercutir em problemas. 
 
As perguntas que não se calam são: quem vai pagar as pesadas multas pelas irregularidades com a NF-e quando os alarmes da autoridade fiscal forem fatalmente acionados? Pagará o pessoal de TI? Ou pagarão o contador e o Gerente financeiro?

É bem verdade que todos os agentes aqui mencionados estarão sujeitos à perda de emprego ou de contrato de serviços. Mas quem pagará, em última instância, é o dono do negócio. E este é, até o momento, um daqueles elos da cadeia que menos vêm se interessando pela rigidez e efetividade dos controles da NF-e.

Será que os executivos e proprietários de empresas, bem como os investidores e stakeholders em geral, estão cientes do grande gap fiscal que suas organizações estão acumulando pela frouxidão com que encaram a Nota Fiscal Eletrônica?

De fato, é assustador o posicionamento negligente de parte dos contadores e gestores; principalmente no mercado de varejo, que emite bilhões de NFs ao ano, em relação à governança dos arquivos XML.

Alguns posicionamentos muito comuns no mercado são como aquele; “pois é, diversos fornecedores não estão nos enviando os tais XMLs”; ou ” sim, temos armazenados alguns XMLs, mas não todos”. Pois é absolutamente claro que tais atitudes de avestruz só podem levar ao desastre.

Com isso, é fundamental que os responsáveis diretos pelos negócios das empresas comecem a ver a questão da NF-e em sua real relevância e busquem não só cumprir suas regras à risca, mas também explorar seus potenciais em prol da organização e da transparência operacional, que podem gerar fatores positivos para a lucratividade.

Do lado da indústria de TI já existem alternativas altamente maduras e testadas para a auditoria online dos processos em NF-e, como é o caso da plataforma AUDIT-NFE, hoje considerada uma referência padrão nessa érea e que já atrai as empresas mais precavidas.

Através dessa permanente auditoria obtém-se uma drástica mitigação dos riscos, e um nível de eficiência que transforma a nota eletrônica em uma verdadeira vantagem competitiva. E hoje, recentes atualizações desse modelo, dotaram a solução de auditoria de componentes “turbo” (como é o caso da ferramenta “Smart NFE”), capazes de oferecer a
completa gestão do negócio do ponto de vista do faturamento e controladoria.
 
Dessa forma o gestor passa a contar com indicadores suportados por um painel de gerenciamento unificado e imbatível, utilizando o “melhor do pão” em relação à tecnologia. É a informação relevante na palma da mão do gestor que ajudará nas tomadas de decisões estratégicas. E a Nota Fiscal Eletrônica, tão estigmatizada como um ônus, pode ser o ponto de partida para este diferencial competitivo.

* por Márcio Guerra, analista de sistemas e consultor, com MBA em Marketing