EFD-Social, mais um furacão SPED?

Apesar de as empresas ainda estarem se acostumando com o SPED Fiscal, a Receita Federal do Brasil já disponibilizou o layout de mais um membro da família SPED, que é a EFD-Social (SPED Folha).

A EFD-Social basicamente é um sistema de escrituração digital da folha de pagamento e será estendido a todos os empregadores, abrangendo todos os vínculos regidos pela CLT: estagiários, aprendizes, trabalhadores cooperados, autônomos, domésticos, com todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a esses vínculos.

Como os demais membros da família SPED, a EFD-Social é obrigatória e, de certa forma, fará com que as empresas economizem tempo, pois irá atender as demandas das informações para a Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Justiça do Trabalho de uma única forma, através de um registro digital de todos os eventos trabalhistas.

A Receita Federal já definiu previamente (pode ter alterações) o cronograma da obrigatoriedade de todos os empregadores, sendo feito de forma gradual, conforme segue abaixo:

• Empregadores do Lucro Real – cadastramento no início de janeiro de 2014, folha a ser entregue em março de 2014;
• Empregadores Lucro Presumido – cadastramento no início de julho de 2014, folha a ser entregue em setembro de 2014;
• Demais Empregadores – cadastramento no início de janeiro de 2015, folha a ser entregue em março de 2015.

Com o intuito de equalizar as informações no arquivo da EFD-Social, as empresas serão identificadas pelo número de CNPJ e as pessoas físicas que são empregadoras serão identificadas pelo número de CPF. Haverá alteração também para as matrículas CEI. A maior mudança será para o cadastro dos empregados que, com a EFD-Social, serão identificados obrigatoriamente com o número de “CPF x PIS”. Qualquer conflito entre as duas informações pode ser um fator de recusa no momento da validação. Dessa forma, as empresas já precisam se certificar de possíveis inconsistências e providenciar a regularização das mesmas.

Outra alteração será a substituição da forma de recolhimento do INSS, que será através de DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) e, consequentemente, os empregadores terão mais uma obrigação para ser declarada, que será a DCTF Prev.

Diante de tanta informação, por onde começar? A EFD-Social não será apenas mais uma “declaração” a ser enviada. Será necessário as empresas reverem suas rotinas de Departamento de Pessoal, pois, compartilhar dados em tempo real requer informação precisa e correta.

As informações de eventos trabalhistas serão transmitidas no momento em que ocorrerem. Por exemplo, uma admissão com data do dia 01, não poderá ser informada no final do mês ou até mesmo informações sobre exames médicos periódicos deverão ser informados. Esses arquivos alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas, que posteriormente deverá estar consistente com o arquivo enviado no começo do mês subseqüente. As empresas que não enviarem o SPED Folha ou não se adequarem ao sistema poderão ser autuadas com multas que podem chegar até R$ 5.000,00 por mês ou fração. Grande parte dos ônus desses projetos recai sobre a sociedade. Assim, além da alta carga tributária sobre as pequenas empresas, a partir de agora, investimentos em tecnologia, consultoria especializada, contratação de profissionais, terão que fazer parte das grandes e pequenas empresas. Com a EFD-Social, as empresas precisam se questionar: Os procedimentos internos estão exatamente conforme a legislação trabalhista e previdenciária? Eles dão atenção para o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional? Possuem todas as informações de afastamento dos empregados? Estão preparados para todas essas mudanças?

A EFD-Social será o espelho da parte trabalhista e previdenciária de todos os empregadores. Assim, o primeiro passo para as empresas é começar a se organizar e abrir mão de certos “vícios” para se adequar à legislação previdenciária e trabalhista. A melhor forma é começar a rever seus procedimentos internos, por mais que, a princípio, pareça “uma grande dor de cabeça”. A EFD-Social trará benefícios para a gestão da parte trabalhista, diminuindo possíveis passivos trabalhistas. O momento agora é de parar, revisar e se preparar para as novidades que ainda virão.

Daniela da Rosa Pacheco, pós-graduada em MBA em Gerência Contábil. Bacharel em Ciências Contábeis. Experiência de 12 anos em Departamento Pessoal. Atua como Supervisora de Pessoal na Komcorp Assessoria Empresarial e Contábil.